Энциклопедия для писателей: всё для авторов от издательства

Как организовать литературное мероприятие и найти спонсора: полная инструкция

Спонсорство и благотворительность — разные вещи!

Спонсор — лицо, оказывающее помощь в обмен на распространение информации о себе, предоставляющее такую помощь безвозмездно. Спонсируя культурное или литературное мероприятие, компания использует шанс лишний раз напомнить о себе. И напомнить в положительном ключе — укрепить репутацию организации, заинтересованной в социокультурном развитии своего города, региона, страны.
Главное отличие спонсорства от благотворительности — в цели предоставления средств. Спонсор выделяет ресурсы на финансирование конкретного мероприятия с условием его (спонсора) упоминания на афишах, листовках, буклетах, каталогах, в социальных сетях, цифровых и печатных ресурсах вашего литературного события.
Активно и громко рассказывать о своем спонсоре — это не только заботиться о его благополучии. Зная, что ваш проект поддержала крупная уважаемая компания, другие организации тоже заинтересуются вашим событием. Вы используете репутацию своего спонсора: если компания разглядела в вашем проекте потенциал, то ваше мероприятие априори привлекательно, а риски — минимальны.

Какой спонсор мероприятия вам необходим?

В контексте культурного события важно рассматривать не только денежную поддержку. Есть масса разных вариантов партнерства:
  • Финансовый спонсор. Оплата организационных расходов — совместная реклама, стенды, промо-акции, рассылки.
  • Информационный спонсор. Расскажет о вашем событии на собственную аудиторию. Таким спонсором может стать рекламное агентство, СМИ, интернет-портал, инфлюенсеры.
  • Нефинансовый спонсор. В обмен на рекламу и другие опции предоставит необходимые товары и услуги для проведения мероприятия — от воды и канцелярии до грузового транспорта и гостиничных номеров.
  • Спонсор с подарками. Культурные мероприятия с конкурсами очень привлекательны для аудитории. Партнер же предоставит ценные призы или сертификаты для аудитории.

Как выбрать хорошего спонсора: чек-лист

  • Интересно ли ваше событие данной организации?
  • Интересна ли данная компания аудитории вашего мероприятия?
  • Какую ценную поддержку, помимо финансовой, может оказать данный спонсор?
  • Не противоречат ли ценности организации ценностям организуемого события?
Большая ошибка — начинать искать спонсоров за несколько дней до начала мероприятия. Морально подготовьтесь, что поиски могут занять недели и месяцы. Поэтому лучше всего начать их за полгода до организуемого события.
Самый главный закон — отбирать те организации, которым будет интересна целевая аудитория вашего мероприятия. И которых действительно любит и знает ваша аудитория. Если у компании уже есть опыт спонсирования культурных, литературных событий — это огромный плюс.

Какие компании традиционно становятся спонсорами?

Если исследовать ситуацию в целом по России и миру, то традиционный спонсор спортивных и культурных мероприятий — крупный бизнес. Большим компаниям интересны масштабы, охваты, престижность, социальная история вашего мероприятия. Зная это, гораздо проще подобрать себе спонсора.
Важно понимать, что крупная корпорация захочет непосредственно участвовать в организации вашего события, контролировать ход работ. У спонсора есть право требовать все документы, подтверждающие факты использования выделенных денежных средств, — договоры, акты, квитанции. Он правомочен проверять целевое использование выделенной материальной помощи — конкретно на организацию и проведение культурного мероприятия.
Кто может стать спонсором крупного литературного события?
  • VK;
  • МТС;
  • Яндекс;
  • Wildberries;
  • Алиэкспресс;
  • СДЭК;
  • авиакомпания S7;
  • банк Открытие.

К кому обращаться за спонсорской помощью?

После того, как вы составите список потенциальных компаний-спонсоров, возникнет закономерный вопрос: к какому отделу, специалисту или ЛПР обратиться со своим предложением? Традиционно вопросами спонсорской поддержки занимаются специалисты, которые трудятся над имиджем компании. Это отделы брендинга, рекламы, маркетинга.
Чтобы не действовать наверняка, изучите корпоративный сайт или социальные сети интересующей компании. В разных организациях вопросами спонсорской поддержки могут заниматься самые разные специалисты — из отдела маркетинга, партнерских связей, развития бизнеса, PR, разработки продукта, продаж.

На что обращают внимание спонсоры?

  • Социальная значимость.
  • Географическая привязка.
  • Профильное направление литературного события.
  • Представление события в цифровом пространстве.
Вы и ваш проект — это решение задачи партнера, а не еще одна проблема. Репутация — это первое, что проверяется при выборе и проекта, и партнера. Автор проекта должен гореть идеей вместе со своей командой, а спонсоры инвестируют в людей и в их компетенции» (основатель агентства Sponsor Consulting Евгения Мальцева).

Как составить презентацию мероприятия для потенциального спонсора

Здесь важно отталкиваться от того, что предложение должно быть сугубо индивидуальным. Разработать одну презентацию и разослать ее всем спонсорам решительно не годится. Если вы желаете получить хорошую поддержку, придется потрудиться над индивидуальными вариантами.
Презентация должна быть ориентирована на бренд, его ценности, вектор развития. Для этого предварительно нужно изучить:
  • бизнес-цели потенциального спонсора;
  • последние новости и изменения в его компании;
  • новые продукты и услуги;
  • социокультурные события, в которых он недавно участвовал.
Следующий важный момент — раскрыть в первых слайдах презентации, что на вашем литературном событии есть целевая аудитория потенциального спонсора. Как это сделать?
  1. Отобразить статистику по прошлогоднему литературному мероприятию (если есть).
  2. Предоставить данные по числу уже зарегистрированных участников.
  3. Показать количество активных членов сообщества мероприятия.
  4. Сориентировать по потенциальному охвату онлайн- и оффлайн-аудитории.
  5. Выразить в инфографике статистику по возрасту, геолокации, профессиональным нишам зрителей и участников.
Важно! Самый важный ваш аргумент — это отзывы. Обязательно приложите их к презентации.
Предложите своему спонсору выбор. Как именно его представить на мероприятии?
  • Упомянуть на вывесках и стендах.
  • Раздать визитки.
  • Разыграть продукцию спонсора в конкурсе.
  • Выделить время на мероприятии, когда представитель спонсора выступит с докладом, лекцией, презентацией.
  • Организовать спонсируемый развлекательный перерыв.
  • Оформить брендированную комнату отдыха.
  • Транслировать экранную заставку, партнерский видеоролик спонсора на главном экране.
  • Рассказать о спонсоре в социальных сетях или мобильном приложении вашего мероприятия.
Справка! Уважайте время своего спонсора — не затягивайте встречу и саму презентацию. Постарайтесь уложить все самое важное в несколько минут.

Что обязательно должно быть в договоре о спонсорстве?

Составляя или проверяя документ, обязательно обратите внимание на следующие пункты:
  1. На какой именно литературное событие спонсор выделяет средства.
  2. На каком основании (статья ГК РФ) перечисляются денежные средства.
  3. Каковы условия предоставления финансовой помощи.
  4. Что требуется при проведении мероприятия: объявление или необъявление спонсора.
  5. Необходимо ли предоставление спонсору права на участие в организуемом вами мероприятии.

Как не допустить конфликтов и проблем со спонсором в дальнейшем?

  • Заявляйте о своих обязанностях исходя из собственных возможностей. Действительно ли вы сможете изготовить и распространить 1000 афиш с указанием своего спонсора?
  • Регулярно снимайте фото- и видео-отчеты, подтверждающие вашу ответственность и добросовестность. Делайте скрины новостей, собирайте активные ссылки, сохраняйте и отправляйте документы в PDF-формате.
  • Приглашайте спонсора на все организуемые вами мероприятия — так он может открыто следить за вашей деятельностью.
  • Серьезно относитесь ко всем требованиям и условиям спонсора. Вплоть до использования конкретного шрифта и размера текста в упоминаниях о нем. Если что-то не ясно, не делайте на свой лад, а обязательно уточните и переспросите.
  • Не ленитесь указывать информацию о спонсоре везде, где это прописано по договору. Так вы откроете себе плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество не только сегодня, но и в будущем.
Нужно понимать, что те же спортивные мероприятия более интересны для спонсоров, чем музыкальные фестивали, арт-ивенты или литературные события. Но есть немало примеров, когда бизнес охотно вкладывается в микро-мероприятия. Секрет успеха здесь в том, чтобы показать, подтвердить фактами и цифрами, что на вашей литературной встрече соберется целевая аудитория данного бизнеса.
2023-12-22 03:29 Издание книг